html текст
All interests
  • All interests
  • Design
  • Food
  • Gadgets
  • Humor
  • News
  • Photo
  • Travel
  • Video
Click to see the next recommended page
Like it
Don't like
Add to Favorites

Когда отчетов слишком много, а времени на них нет: какие инструменты помогут руководителю

Александр Гуров, основатель компании .wrk, рассказывает о том, как автоматизация информации о процессах в компании может помочь малому бизнесу. В создании материала принимала участие соавтор Александра, менеджер по продукту компании Алиса Новикова.

Я управляю бизнесом с 2011 года и за это время попробовал разные методы создания отчетов и анализа бизнес-показателей.

Долгое время я работал, не прибегая к специальным программным решениям, мне всегда было проще самому получить и обработать показатели из базы данных. Интерес к Business intelligence появился, когда отчетов стало слишком много, а времени на аналитику и обмен информацией с управляющей командой — слишком мало.

Зная, насколько распространена такая проблема среди руководителей малого и среднего бизнеса, я решил поделиться своим опытом ее решения.

Business Intelligence (BI): как я выбрал подходящие инструменты

Словосочетанием Business intelligence (BI) называют сервисы и инструменты, предназначенные для автоматизированного приведения разрозненной информации о системах и процессах в компании в форму, позволяющую их анализировать. Инструменты BI позволяют автоматизировать принятие решений комплексно по различным направлениям: бухгалтерия, продажи, логистика, управление бюджетом, персоналом и проектами.

Моей задачей был выбор системы BI, которая не только сэкономит мое время, но и не потребует дополнительных расходов. Я сразу отказался от корпоративных систем: они дороги, заставляют пользователя полностью переносить документооборот в свою экосистему. Кастомные самописные решения также требуют затрат, сложны в расширении и, по моему опыту, часто не дают нужной управляемости данными. Я считаю, малому бизнесу нужен Business intelligence, который:

  • Будет достаточно гибким и настраиваемым.
  • Не заставит полностью изменить всю систему документооборота.
  • Не требует финансовых затрат и найма дополнительных сотрудников ради занятия бюрократией.


Сегодня я хотел бы поделиться несколькими находками, на мой взгляд, решающими ряд очень общих для каждого бизнеса задач:

  • Визуализировать данные аналитики.
  • Вести записи так, чтобы документы моментально конвертировались в необходимый отчет.
  • Автоматизировать сбор данных из разных источников.

Визуализировать данные отчетов

С использованием Google DataStudio создать кастомизируемый дашборд сможет любой пользователь Google Таблиц.

Не секрет, что многие современные предприниматели ведут документооборот в инфраструктуре Google Docs: приказы и инструкции в документах, бюджет и отчеты — в таблицах. Именно для таких менеджеров и создан Google DataStudio, позволяющий соединять данные из разных документов и строить интерактивные отчеты, оставаясь в привычной среде. В качестве источников данных (Data Sources) сервис может использовать не только содержимое Google Таблиц, но и данные из mySQL или других баз данных.

Rusbase рекомендует только проверенных поставщиков услуг. В разделе B2B-магазина вы найдете сервисы, которые облегчат работу офиса.

При работе с Google DataStudio многое кажется очень удобным:

  • возможность преобразования информации после выгрузки и создания сводных таблиц;
  • простота создания графиков и виждетов с помощью инструмента, похожего на визуальный редактор;
  • интеграция с другими сервисами Google — Google Analytics, AdWords, Firebase Analytics и т.д. Так в одном отчете можно визуализировать практически любые данные из различных источников.

В то же время в процессе создания дашборда я столкнулся с некоторыми сложностями. Во-первых, если в качестве источника данных выступают Google Sheets, они должны содержать структурированные однотипные данные.

Например, раньше наши отчеты могли выглядеть так:

pic

Для корректной работы Google DataStudio нужна другая структура:

pic

Потребовалось время, чтобы привести таблицы к такому формату, убрать пометки и неструктурированные данные. Некоторые отчеты пришлось разбить на несколько отдельных таблиц, что добавило работы людям, которые их заполняют. Облегчить жизнь этих сотрудников удалось с помощью Google Forms: они избавляют от ряда досадных ошибок и структурируют ввод данных.

Во-вторых, в качестве источника данных нельзя использовать ячейки, заполненные с помощью макросов, поэтому пришлось раскрывать некоторые макросы и делать вычисления через ячейки формул. Условным недостатком можно назвать также небольшое количество виджетов, но учитывая новизну сервиса, я надеюсь, что скоро выбор будет расширен.

Несмотря на несовершенства, Google DataStudio способен качественно изменить работу менеджера: с помощью него вы получаете не статичную картинку, а кликабельный отчет с нужными элементами таблиц, постраничным разделением списков, графиками и диаграммами.

picПример настройки дашборда для маркетинговой отчетности.

Перейти на умные документы

Coda.io — решение для тех, кто готов вести документы на новой платформе, заранее адаптированной под нужды аналитики

С этим продуктом я познакомился на producthunt.com. Ребята из Coda переосмыслили подход к ведению таблиц: создавая очередной файл, вы формируете что-то вроде небольшой базы данных, содержимое которой становится доступно во всей инфраструктуре. Данные могут быть использованы в других документах в виде так называемых представлений (view).

Эта особенность Coda открывает множество возможностей: во-первых, можно отказаться от самостоятельного сбора данных из разных источников. Поручив каждому ответственному заполнение показателей по своим направлениям, руководитель может с легкостью создать интерактивный «главный» отчет и контролировать всю ситуацию в моменте. Систему можно сделать удобной не только для «аналитика», но и для исполнителей: например, можно показывать им только те пункты, которые нужно заполнить.

Во-вторых, с помощью Сoda-таблиц можно не только сделать своеобразный дашборд, но и интерфейс для управления проектами (планировщик задач). Таблицы можно представить в виде карточек в стиле Trello, можно — в виде диаграмм Ганта. Согласитесь, это уже совсем не Excel. Отдельно хочу отметить, что у Coda довольно приятный дизайн — при всей сложности задачи разобраться в сервисе очень просто.

pic

Автоматически собрать данные из разных источников

Zapier обеспечит связность сервисов и снизит число рутинных задач.

Итак, Google Data Studio и Coda.io с помощью разных подходов решают задачи компоновки и визуализации данных, но даже при использовании этих платформ нужно некоторое количество ручного труда. Дело в том, что помимо таблиц и отчетов, создаваемых сотрудниками, компании используют CRM, бухгалтерское ПО, маркетинговые решения, может быть, складское ПО или планировщики проектов. Данные часто кочуют из одного источника в другой, при этом не сохраняя своей целостности и преобразуясь в ходе переноса.

Zapier поможет отказаться от ручного заполнения дополнительных форм и таблиц и снизить влияние человеческого фактора в процессе работы с данными. Этот инструмент позволяет автоматизировать отправку данных из одного сервиса в другой. Zapier интегрирован практически с каждым современным сервисом и может выступать в качестве «мостика» между всеми API.

Сервис легко настраивается и дополняется новыми интеграциями. Для нестандартных случаев можно использовать специфические инструменты самого Zapier.com: планировщики событий, триггеры, загрузку данных из популярных баз данных вроде MySQL, парсеры почты и кастомный код для предобработки данных.

pic

Самое вкусное: Zapier.com интегрирован с Google Spreadsheets и Coda.io. То есть источником данных для создания отчетов могут быть привычные вам площадки, а Zapier будет автоматически складывать данные в любые удобные вам таблицы для визуализации в DataStudio или Coda.io. Или даже обратно.

pic

Возможный вариант интеграции вышеописанных сервисов

Заключение

Все показанные выше инструменты хороши тем, что могут быть полезны практически в любой сфере и при любой категории бизнеса. Их можно использовать в синергии или по отдельности, а чтобы разобраться в настройках достаточно немного читать по-английски. Безусловно, существует множество других полезных инструментов, с большими возможностями визуализации и глубинного анализа, например Mode, но я решил остановиться на самых простых, но пока недостаточно известных в русскоязычной среде BI-приложениях.

В заключении хотелось бы дать некоторое напутствие всем, кто интересуется вопросами оценки бизнеса. Построение аналитики и систем принятия решений — занятие непростое и не каждый бизнесмен или управленец решается на это. Я бы рекомендовал всем экспериментировать. Подобрать удобную для себя совокупность решений нелегко, но когда это случается, ваш бизнес совершает качественный скачок. Поставив перед собой вопрос «что я могу автоматизировать?», вы еще лучше поймете тонкости тех или иных направлений деятельности и, главное, позволите своим сотрудникам заниматься ими, меньше отвлекаясь на бюрократию. Не бойтесь лишить себя и своих сотрудников привычной работы: заинтересованный человек всегда сможет найти более удачное применение своим силам, чем заниматься рутиной.

Читать дальше
Twitter
Одноклассники
Мой Мир

материал с rb.ru

2

      Add

      You can create thematic collections and keep, for instance, all recipes in one place so you will never lose them.

      No images found
      Previous Next 0 / 0
      500
      • Advertisement
      • Animals
      • Architecture
      • Art
      • Auto
      • Aviation
      • Books
      • Cartoons
      • Celebrities
      • Children
      • Culture
      • Design
      • Economics
      • Education
      • Entertainment
      • Fashion
      • Fitness
      • Food
      • Gadgets
      • Games
      • Health
      • History
      • Hobby
      • Humor
      • Interior
      • Moto
      • Movies
      • Music
      • Nature
      • News
      • Photo
      • Pictures
      • Politics
      • Psychology
      • Science
      • Society
      • Sport
      • Technology
      • Travel
      • Video
      • Weapons
      • Web
      • Work
        Submit
        Valid formats are JPG, PNG, GIF.
        Not more than 5 Мb, please.
        30
        surfingbird.ru/site/
        RSS format guidelines
        500
        • Advertisement
        • Animals
        • Architecture
        • Art
        • Auto
        • Aviation
        • Books
        • Cartoons
        • Celebrities
        • Children
        • Culture
        • Design
        • Economics
        • Education
        • Entertainment
        • Fashion
        • Fitness
        • Food
        • Gadgets
        • Games
        • Health
        • History
        • Hobby
        • Humor
        • Interior
        • Moto
        • Movies
        • Music
        • Nature
        • News
        • Photo
        • Pictures
        • Politics
        • Psychology
        • Science
        • Society
        • Sport
        • Technology
        • Travel
        • Video
        • Weapons
        • Web
        • Work

          Submit

          Thank you! Wait for moderation.

          Тебе это не нравится?

          You can block the domain, tag, user or channel, and we'll stop recommend it to you. You can always unblock them in your settings.

          • rusbase
          • бизнес
          • домен rb.ru

          Get a link

          Спасибо, твоя жалоба принята.

          Log on to Surfingbird

          Recover
          Sign up

          or

          Welcome to Surfingbird.com!

          You'll find thousands of interesting pages, photos, and videos inside.
          Join!

          • Personal
            recommendations

          • Stash
            interesting and useful stuff

          • Anywhere,
            anytime

          Do we already know you? Login or restore the password.

          Close

          Add to collection

             

            Facebook

            Ваш профиль на рассмотрении, обновите страницу через несколько секунд

            Facebook

            К сожалению, вы не попадаете под условия акции