html текст
All interests
  • All interests
  • Design
  • Food
  • Gadgets
  • Humor
  • News
  • Photo
  • Travel
  • Video
Click to see the next recommended page
Like it
Don't like
Add to Favorites

Когда нужно найти ключевого спикера за 30 минут: почему не стоит бояться форс-мажоров на конференциях

Организовываете мероприятие и боитесь, что что-то может пойти не так? Это вполне объяснимо, ведь от форс-мажоров не застрахован никто. Николай Волосянков, CEO CryptoEvent, рассказывает, как реагировать на такие экстраординарные ситуации, и объясняет, почему иногда они могут быть полезны для бизнеса.

Три зоны риска

За более чем полугодовую историю нашей команды мы успели организовать 7 конференций и форумов по блокчейну, криптовалютам и ICO. Мероприятия прошли в четырех странах мира, их посетили в общей сложности 15 тысяч человек.

Этого опыта хватило бы, чтобы написать небольшой томик о том, как попытаться избежать или предвидеть форс-мажоры в event-индустрии. В этом томике обязательно была бы философская глава о постижении дзена в такие моменты. Потому что важно помнить, что чрезвычайные ситуации как минимум поднимают ваш профессиональный уровень. Как максимум — меняют ивент в лучшую сторону.

Итак, основываясь на нашем опыте, существует три главных зоны риска:

  • Площадка мероприятия

Даже если вы заключили самый подробный и юридически подкованный договор на свете, в последний момент могут выясниться совершенно невероятные вещи. Например, за день до ивента владельцы помещения из лучших побуждений решают заменить мебель, и теперь в зале помещается не 200 стульев, а 170. Или в здании прорвало трубу, произошел сбой системы отопления, на улице -25, в залах по ощущениям примерно столько же, а у вас впереди лекции в течение восьми часов.

  • Человеческий фактор

Помимо основных организаторов мероприятия (у нас в команде 8 человек), в организации участвуют еще до 100 специалистов-подрядчиков (спикеры, кейтеринг, ведущие, застройщики, волонтеры). Чем больше задействовано людей, тем больше вероятность, что кто-то неправильно понял задачу, забыл или опоздал.

Все мероприятия, конференции, мастер-классы для инвесторов и бизнесменов ищите в календаре Rusbase.

Работа с волонтерами — вообще отдельная история, их нужно постоянно контролировать и следить, чтобы они вели себя корректно со спикерами и не пропали в важный момент конференции. Поэтому на хороших мероприятиях всегда есть отдельный человек, задача которого — исключительно работа с волонтерами.

  • Техника

Тут и объяснять не нужно. Разумеется, до мероприятия оборудование для регистрации участников, микрофоны, электричество, Wi-Fi-точки, проекторы и прочие атрибуты современного ивента проверяются по нескольку раз. Но случаются аномалии (необъяснимые с точки зрения физики), когда они вдруг перестают работать или работают не так, как хотелось бы. Особенно это касается систем регистраций: сколько их не проверяй заранее, они отказываются функционировать так, как надо.

О том, как справляться с подобными форс-мажорами, написано немало статей, смысл которых — показать способы исправить ситуацию, чтобы быстро вернуться к первоначальному плану. Однако иногда случаются, не побоюсь этого слова, чудеса, и форс-мажоры приводят к улучшенной версии мероприятия.

У нас таких было несколько, и я хочу поделиться ими.

Переезжаем в «Сколково»

В ноябре прошлого года мы делали свою первую «Криптоконференцию» в Москве и с размахом анонсировали ее во многих СМИ. Тогда и произошел первый глобальный (как нам тогда казалось) форс-мажор: по независящим от нас причинам мы были вынуждены сменить площадку мероприятия. Часть билетов уже была продана, и у нас не было возможности перенести ивент на другую дату, а у многих других площадок эта дата была занята.

После активных поисков через два дня, мы переехали в «Сколково». Конференция была посвящена технологии блокчейн и криптовалютам, провести ее в самом инновационном кластере страны было отличной идеей. Такая синергия дала огромный результат!

Изначально мы планировали привлечь 1500 участников, и это был наш оптимистичный сценарий. В итоге мы собрали почти 2 тысячи человек. При этом за неделю до мероприятия нам пришлось закрыть продажу стандартных билетов: их было продано столько, что мы опасались толпы в залах.

Час молитвы в Индонезии

В мае этого года мы проводили конференцию по криптовалютам в Индонезии. Это была чистой воды авантюра — попробовать за два месяца организовать ивент, находясь за 10 тысяч км. Тем не менее все прошло прекрасно.

Индонезия — самая многонаселенная мусульманская страна, 88% жителей исповедуют ислам, это примерно 202 миллиона человек. Большинство мусульман страны — сунниты — сконцентрированы вокруг столицы Индонезии, Джакарты. Именно в этом городе мы и организовывали мероприятие.

Оставалась неделя до конференции. Программа спланирована. Брошюры напечатаны. Тайминг для спикеров утвержден. И тут, в случайном разговоре с нашим переводчиком, мы узнаем, что у индонезийцев есть час молитвы. С 12.00 до 13.00, где бы они не находились, они обязаны молиться.

На конференции Blockchain INDO в Джакарте

В результате нам пришлось сделать двухчасовой перерыв с 12.00 до 14.00: час на молитву и час на обед. Нужно было переделывать полиграфию и арендовать дополнительный зал. Но труды были не напрасны! Поскольку конференция была международной, то часть участников удалилось на молитву, а остальные не стали терять время даром, и устроили нетворкинг. После конференции к нам подходили люди и говорили, что это были очень продуктивные два часа: они были потрачены на знакомства, посещение выставки в спокойном темпе и общение. А индонезийцы были благодарны, что мы проявили уважение к их религии.

Ранее мы всегда делали упор на плотной лекционной программе конференции, чтобы участник получил максимальное количество знаний. Но эта ситуация показала, что нетворкинг не менее важен, и сподвигла нас пересмотреть программу остальных мероприятий, сделать время на свободное общение конкурентным преимуществом. Так, в нашем новом летнем мероприятии появились регулярные 15-минутные перерывы.

Где найти спикера?

Эта ситуация также произошла в Индонезии. Шел второй день мероприятия. За полчаса до своего выступления спикер позвонил, чтобы сообщить, что он не сможет приехать. Если бы такая ситуация произошла в России, то история была бы не столь критичной, но в Индонезии, чужой для нас стране, найти замену спикеру за 30 минут было тяжело. Выручил нетворкинг!

За день до этого, на afterparty после первого дня конференции, мы познакомились с одним из участников, его звали Maury G, он представлял Next Level Consulting. Бизнесмен оказался крайне харизматичным и интересным собеседником, он так поразил нас, что мы начали жалеть, что не пригласили его стать спикером. И этот момент случайно, но настал.

Мы решили предложить ему выступить, на что он сказал: «Конечно! Я всегда с собой ношу на всякий случай презентацию».

В итоге это было одно из самых запоминающихся выступлений на двухдневной конференции, столько вопросов не задавали ни одному спикеру, а в конце провожали овациями.

Голливудский «десант»

Февраль этого года. Последний день перед криптоконференцией в Алматы. Посреди застройки и общей суеты раздается звонок: нам сообщают, что завтра в городе будут проездом Эрик Робертс, Бай Лин, Марк Дакаскос и Кэри Тагава (актеры из популярных фильмов и сериалов «Форс-мажоры», «Такси», «Неудержимые» и других) и… они просят билеты на конференцию. Сначала мы даже подумали, что это розыгрыш, но в списки внесли.

Голливудские актеры на криптоконференции в Казахстане

Стоит ли рассказывать, какой ажиотаж вызвало появление голливудских звезд на мероприятии? Их приезд выбил из колеи часть тщательно продуманной деловой программы: на время залы опустели, выстроилась очередь за селфи. Приближалось время обеда, поэтому мы без особых потерь скорректировали план мероприятия. Зато все участники остались довольны, а мы получили дополнительный информационный повод, охват в СМИ и социальных сетях.

Как у других?

Поверьте, форс-мажоры не обходят стороной и крупнейшие ивенты, известные и в России, и за рубежом.

Помните Олимпиаду в Сочи, когда на церемонии открытия случился форс-мажор, и одно из пяти колец не раскрылось? Позже Константин Эрнст, креативный продюсер церемонии, рассказал: «Я потом расследовал, ирландские риггеры, которые их делали, ночью уронили одно кольцо, и видя меня, который не спал пятые сутки, они побоялись об этом сказать». Однако организаторам с блеском удалось обыграть это на церемонии закрытия, и нераскрывшееся кольцо стало чуть ли не визитной карточкой и «изюминкой» события.

Отличный кейс есть и у фестиваля «Пикник Афиши». В прошлом году на продаже билетов они заработали 200 миллионов, фестиваль посетили более 60 тысяч человек, в социальных сетях появилось 12 тысяч постов.

Все начиналось именно с форс-мажоров. На первом фестивале была только одна сцена, пара палаток, а хедлайнером стала группа The Future Sound of London, которая в России на тот момент не продала ни одного альбома.

Но даже при таком раскладе на мероприятие пришло не 5 тысяч человек, как планировалось, а в 2 раза больше. Первый форс-мажор — милиция перекрыла вход, второй — отключила электричество до окончания выступления. Это спровоцировало еще больше разговоров вокруг фестиваля и такой успех фестиваля помог сделать его ежегодным.

Американцы очень любят выражение: «If life gives you lemons, make lemonade». Оно как нельзя лучше подходит тем, кто работает в event-индустрии. Не зацикливайтесь на форс-мажорах, не паникуйте, спокойно решайте возникшую проблему, тем более, как показывает практика, непредвиденная ситуация может сыграть вам на руку.

Читать дальше
Twitter
Одноклассники
Мой Мир

материал с rb.ru

1

      Add

      You can create thematic collections and keep, for instance, all recipes in one place so you will never lose them.

      No images found
      Previous Next 0 / 0
      500
      • Advertisement
      • Animals
      • Architecture
      • Art
      • Auto
      • Aviation
      • Books
      • Cartoons
      • Celebrities
      • Children
      • Culture
      • Design
      • Economics
      • Education
      • Entertainment
      • Fashion
      • Fitness
      • Food
      • Gadgets
      • Games
      • Health
      • History
      • Hobby
      • Humor
      • Interior
      • Moto
      • Movies
      • Music
      • Nature
      • News
      • Photo
      • Pictures
      • Politics
      • Psychology
      • Science
      • Society
      • Sport
      • Technology
      • Travel
      • Video
      • Weapons
      • Web
      • Work
        Submit
        Valid formats are JPG, PNG, GIF.
        Not more than 5 Мb, please.
        30
        surfingbird.ru/site/
        RSS format guidelines
        500
        • Advertisement
        • Animals
        • Architecture
        • Art
        • Auto
        • Aviation
        • Books
        • Cartoons
        • Celebrities
        • Children
        • Culture
        • Design
        • Economics
        • Education
        • Entertainment
        • Fashion
        • Fitness
        • Food
        • Gadgets
        • Games
        • Health
        • History
        • Hobby
        • Humor
        • Interior
        • Moto
        • Movies
        • Music
        • Nature
        • News
        • Photo
        • Pictures
        • Politics
        • Psychology
        • Science
        • Society
        • Sport
        • Technology
        • Travel
        • Video
        • Weapons
        • Web
        • Work

          Submit

          Thank you! Wait for moderation.

          Тебе это не нравится?

          You can block the domain, tag, user or channel, and we'll stop recommend it to you. You can always unblock them in your settings.

          • rusbase
          • бизнес
          • домен rb.ru

          Get a link

          Спасибо, твоя жалоба принята.

          Log on to Surfingbird

          Recover
          Sign up

          or

          Welcome to Surfingbird.com!

          You'll find thousands of interesting pages, photos, and videos inside.
          Join!

          • Personal
            recommendations

          • Stash
            interesting and useful stuff

          • Anywhere,
            anytime

          Do we already know you? Login or restore the password.

          Close

          Add to collection

             

            Facebook

            Ваш профиль на рассмотрении, обновите страницу через несколько секунд

            Facebook

            К сожалению, вы не попадаете под условия акции