html текст
All interests
  • All interests
  • Design
  • Food
  • Gadgets
  • Humor
  • News
  • Photo
  • Travel
  • Video
Click to see the next recommended page
Like it
Don't like
Add to Favorites

Как добиться, чтобы компания работала без сбоев в период отпусков

Как добиться, чтобы компания работала без сбоев в период отпусков

Фото: Google.com


Прочитав эту статью, Вы узнаете

  • Что вместо оплаты можно предложить сотруднику, который замещает коллегу во время отпуска
  • Зачем директор салона красоты «Антик» летом сотрудничает с конкурентами
  • Как можно быстро оценить, будет ли летом аврал из-за отпусков в том или ином отделе: опыт компании «Мегафон Ритейл» 

Пройдут майские праздники – и начнется пятимесячный (с мая по конец сентября) период летних отпусков, когда все время кого-то из сотрудников нет на работе. Чтобы выяснить, возникают ли из-за этого в российских фирмах проблемы и как компании их решают, журнал «Генеральный Директор» совместно с компанией HeadHunter провел исследование, опросив в конце марта этого года 215 HR-менеджеров и директоров компаний. Проанализировав результаты, мы сделали вывод, что проблемы летних отпусков вызваны четырьмя причинами.

  1. В компаниях нет единого хранилища информации (контактных данных, документов и описания деталей текущих проектов).
  2. В компаниях нет формализованной процедуры, по которой уходящие в отпуск сотрудники должны передавать обязанности коллегам, процесс пущен на самотек, руководители надеются на личную ответственность работников.
  3. Временное замещение ушедших в отпуск коллег никак не поощряется (ни деньгами, ни дополнительными выходными).
  4. Выполнение обязанностей коллег увеличивает объем работы сотрудников, а руководители не вмешиваются: не выстраивают приоритеты, не делают сроки сдачи проектов и завершения заданий более гибкими, не поддерживают подчиненных.

Как быть уверенным, что во время отпусков работа компании не даст сбоя

  • назначайте исполняющих обязанности отпускников, причем делайте это официально (подписывайте соответствующий приказ). Тогда сотрудник, который будет замещать коллегу, почувствует всю серьезность возложенной на него ответственности;
  • издайте распоряжение: все сотрудники перед отпуском должны настроить в почтовой программе функцию «Автоответ», обязательно указав контактные данные того человека, к кому клиент или партнер могут обратиться;
  • поручите директору по персоналу включить в должностные обязанности каждого работника пункт с указанием, кого из сотрудников он замещает в случае необходимости;
  • решите, будете ли Вы поощрять сотрудников, замещающих коллег; если да, то каким образом – дополнительной оплатой или лишним выходным; возможны и другие варианты – пусть Ваш отдел кадров проявит фантазию в этом вопросе.
  • если в отпуск уходите Вы, назначьте того, кто будет исполнять обязанности руководителя компании. Если у Вас есть заместитель, лучше написать об этом в его должностной инструкции – тогда не придется каждый раз оформлять документы. Если же заместителя нет, Вам нужно издать приказ о назначении врио кого-либо из Ваших подчиненных. Также не забудьте оформить на него доверенность. В ней укажите, какие функции (например, подписание договоров) Вы ему передаете.

 

С какими проблемами компании и сотрудники сталкиваются в летний период

 

Опыт практика

 

Елена Братушка, Генеральный Директор и владелец салона красоты «Антик», Санкт-Петербург

 

В период летних отпусков я пользуюсь графиком замещения. Как правило, сотрудники не протестуют, поскольку во время отпуска их тоже будут подменять. Однако более всего меня выручает договор об аренде персонала, который я заключаю с директорами дружественных салонов красоты. В 2007 году я приняла участие в организованной компанией L’Orеal поездке в Грецию. Там познакомилась с директорами других салонов, потом расширила круг общения на семинарах и форумах. Со многими коллегами сложились дружеские отношения. Столкнувшись с проблемой нехватки персонала летом, мы пришли к выводу, что решать ее надо совместно. Провели переговоры с сотрудниками и выделили в каждом салоне тех, кто готов работать в других фирмах (невзирая на их местоположение) и жертвовать выходными днями (за дополнительную плату). Схема такая. В каждом из десяти салонов обычно один-два сотрудника готовы поработать на другом месте, итого – как минимум десять сотрудников: например, шесть парикмахеров и четыре мастера маникюра-педикюра. Так мы можем обеспечить парикмахерами три-четыре дружественных салона красоты, а мастерами маникюра-педикюра – два-три салона. Расчет делаем исходя из того, что мастерам необходим хотя бы один выходной в неделю.


Еще вариантсовместный наем персонала из регионов на летний периодЭту схему мы пока отрабатываем и планируем применить нынешним летом, но теоретически она выглядит так: директора совместно снимают для мастеров квартиру (большинство работников из регионов не едут в крупные города именно из-за проблемы с жильем). Аренда трехкомнатной квартиры в Санкт-Петербурге – около 30 тыс. руб. в месяц. Если заселить в нее шесть мастеров (по два человека в комнате, как при стандартном размещении в отеле), ежемесячные затраты на каждого составят 5000 руб.

 

Говорит Генеральный Директор


Елена Ковалкина, Генеральный Директор сети химчисток-прачечных «Диана», Москва

 

График отпусков мы составляем заранее, чтобы отсутствие сотрудников не сказывалось на работе предприятия (как приемных пунктов, так и цехов). Работникам, которые подменяют коллег во время отпусков, выплачиваем премии в размере 10–15% оклада. Пережить без проблем период летних отпусков помогает и пересмотр графика работы приемных пунктов: активность населения в городах падает, поэтому мы можем позже открывать или раньше закрывать те пункты, штат которых временно уменьшился. 

Решить отпускную проблему можно с помощью электронной почты и удаленного доступа

Сергей Ватутин, Генеральный Директор и совладелец сети туристических агентств «1001 тур», Москва

 

Поскольку уровень заработка менеджеров турагентства зависит от комиссии с продаж, очевидно, что они сами не заинтересованы уходить в отпуск летом. Но, кроме продавцов, у нас работают другие сотрудники, поэтому мы продумали ряд решений отпускной проблемы. Скажем, на время отсутствия сотрудника центрального офиса (поддерживающего работу территориальных подразделений) у нас принято настраивать в почте автоответчик1: он отвечает на все входящие письма, присылая контактные данные лиц, к которым следует обращаться. А подменяющий отпускника сотрудник получает от того исчерпывающую информацию по текущим делам и располагает всеми данными контрагентов, с которыми в отсутствие коллеги следует решать те или иные вопросы.

 

Как правило, уходящие в отпуск сотрудники (особенно руководители отделов) остаются на связи: отвечают на звонки, письма, продолжают участвовать в рабочих процессах (впрочем, это связано с их личной ответственностью). Компания обеспечивает техническую возможность удаленной работы и в ряде случаев компенсирует затраты (оплачивает роуминг). И конечно, руководство показывает пример: даже во время моего отпуска со мной всегда можно связаться и я продолжаю принимать активное участие в деятельности компании.

 

Рассказывает практик


Сергей Иноземцев, Директор по персоналу компании Magenta Technology, Самара

 

Уверен, главная проблема заменяемости в период летних отпусков в том, что люди не понимают целей компании и не рассматривают свою работу в контексте деятельности компании в целом: каждый сосредоточен на своем участке и не думает, как его труд может повлиять на общий результат. Когда же система функционирования компании ясна каждому, сотрудники знают: главное – чтобы все работало исправно.

 

В нашей компании работа организована в виде проектов и последовательно разбита на этапы: формулирование требований к системе, составление графика, собственно разработка ПО, тестирование. Каждый процесс мы выстраиваем так, чтобы обеспечить максимальную эффективность всей системы. Предположим, проект переходит в стадию тестирования, а один из специалистов в отпуске. Тогда мы просим кого-то из программистов переключиться с написания кодов на тестирование. Казалось бы, сотрудник может отказаться. Но он знает: если сейчас мы не протестируем быстро все, что необходимо, это осложнит работу команды, а его усилия как программиста лишь увеличат нагрузку на тестировщиков, не приближая конечный результат.

Давать летом отпуск надо сотрудникам с высокой производительностью

Сергей Тихонов, Директор по персоналу компании «Мегафон Ритейл», Москва

 

Наша компания уже полтора года работает с показателем количества неиспользованных дней отпуска на одного сотрудника. Ежемесячно отдел кадров подсчитывает, сколько дней все работники каждого подразделения не отгуляли, и делит число дней на количество сотрудников. Норму для центральных регионов мы установили в 10 дней на человека (для районов Крайнего Севера, где отпуск вдвое больше, показатель выше). Это значит: если в текущем месяце показатель какого-то подразделения, например, 13, то его сотрудники давно не ходили в отпуск, и это негативно сказывается на их производительности. А если 7 – то, наоборот, работники зачастили с отпусками, кого-то из них постоянно нет. Отдельно фиксируем результаты подразделений, показатели которых отклоняются в сторону от нормы больше чем на 50%. Это помогает решить две проблемы.

 

Во-первых, теперь мы знаем, кто систематически не ходит в отпуск, накапливает дни и подает плохой пример подчиненным и коллегам.

 

Во-вторых, можем регулировать количество отпускников в каждом месяце и не допускать массового ухода в отпуск. Как именно мы это делаем? В каждом салоне продаж (так же как и во всех отделах центрального офиса) при утверждении графика отпусков учитываем, помимо пожеланий сотрудников, их производительность. Хорошо работаешь – иди в отпуск летом в любое время; плохо – пойдешь тогда, когда это удобно компании. Таким образом удается размыть пик летних отпусков (кто-то идет в мае, а кто-то – в октябре).

  

Как не потерять клиента, если менеджер по продажам в отпуске

Александр Меренков, Генеральный Директор и совладелец страховой компании «Северная казна», Екатеринбург

 

Обычно у каждого менеджера по продажам есть «свои» клиенты, которые привыкли работать с ним и не знают, как быть и с кем держать связь, если персонального менеджера нет в офисе. Эта проблема у нас решается двумя способами.


Способ 1. За пару недель до ухода в отпуск менеджеры по продажам перезаключают с клиентами договоры страхования, срок которых истекает как раз в период отпуска сотрудника. При этом договор датируется не текущим числом, а тем, которое должно быть, если не переоформлять контракт заранее. Договор подписывается обеими сторонами, и мы выставляем счет тоже заранее, в момент переоформления. Поскольку обслуживанием клиента по страховым выплатам занимаются другие службы компании, никаких проблем не возникает.


Способ 2. Продавцы работают парами, тройками или пятерками, подстраховывая друг друга в период отпусков. Обычно трудностей у клиентов не возникает, потому что менеджеры занимаются только продажами и обязанности у сотрудников этого подразделения одинаковые. Кроме того, каждый менеджер, уходя в отпуск, предупреждает клиентов, к кому из его коллег можно обратиться.


Справка


«Антик» (ООО «Максимус»)

Сфера деятельности: индустрия красоты

Численность персонала: 15

Годовой оборот: 9 млн руб. 

Рентабельность: 17% (по собственной оценке)

 

ООО «Диана»

Сфера деятельности: услуги химчистки и прачечной

Территория: головной офис – в Москве; более 600 приемных пунктов в Москве, Московской, Владимирской, Вологодской, Ивановской, Калужской, Костромской, Рязанской, Тверской и Ярославской областях

Численность персонала: более 3000

 

ООО «1001 тур»

Сфера деятельности: продажа туристических путевок, авиа- и железнодорожных билетов

Территория: головной офис – в Москве; более 150 офисов – в городах России

Численность персонала: свыше 500

 

Magenta Technology

Сфера деятельности: разработка и внедрение программного обеспечения для логистики

Территория: головной офис – в Лондоне; центр программных разработок – в Самаре

Численность персонала: 150

 

ОАО «Мегафон Ритейл»

Сфера деятельности: услуги сотовой связи (компания – розничное подразделение оператора сотовой связи «Мегафон»)

Территория: головной офис – в Москве, более 1800 розничных точек продаж во всех регионах России

Численность персонала: более 12 000

 

ООО «Северная казна»

Сфера деятельности: страхование

Территория: головной офис – в Екатеринбурге; филиалы – в Москве, а также в 35 областных центрах России

Численность персонала: 1100

Оборот: 1,3 млрд руб. (в первой половине 2012 года)

Подписчик журнала «Генеральный Директор»:
 с 2008 года

Читать дальше
Twitter
Одноклассники
Мой Мир

материал с gd.ru

2

      Add

      You can create thematic collections and keep, for instance, all recipes in one place so you will never lose them.

      No images found
      Previous Next 0 / 0
      500
      • Advertisement
      • Animals
      • Architecture
      • Art
      • Auto
      • Aviation
      • Books
      • Cartoons
      • Celebrities
      • Children
      • Culture
      • Design
      • Economics
      • Education
      • Entertainment
      • Fashion
      • Fitness
      • Food
      • Gadgets
      • Games
      • Health
      • History
      • Hobby
      • Humor
      • Interior
      • Moto
      • Movies
      • Music
      • Nature
      • News
      • Photo
      • Pictures
      • Politics
      • Psychology
      • Science
      • Society
      • Sport
      • Technology
      • Travel
      • Video
      • Weapons
      • Web
      • Work
        Submit
        Valid formats are JPG, PNG, GIF.
        Not more than 5 Мb, please.
        30
        surfingbird.ru/site/
        RSS format guidelines
        500
        • Advertisement
        • Animals
        • Architecture
        • Art
        • Auto
        • Aviation
        • Books
        • Cartoons
        • Celebrities
        • Children
        • Culture
        • Design
        • Economics
        • Education
        • Entertainment
        • Fashion
        • Fitness
        • Food
        • Gadgets
        • Games
        • Health
        • History
        • Hobby
        • Humor
        • Interior
        • Moto
        • Movies
        • Music
        • Nature
        • News
        • Photo
        • Pictures
        • Politics
        • Psychology
        • Science
        • Society
        • Sport
        • Technology
        • Travel
        • Video
        • Weapons
        • Web
        • Work

          Submit

          Thank you! Wait for moderation.

          Тебе это не нравится?

          You can block the domain, tag, user or channel, and we'll stop recommend it to you. You can always unblock them in your settings.

          • gd.ru
          • домен gd.ru

          Get a link

          Спасибо, твоя жалоба принята.

          Log on to Surfingbird

          Recover
          Sign up

          or

          Welcome to Surfingbird.com!

          You'll find thousands of interesting pages, photos, and videos inside.
          Join!

          • Personal
            recommendations

          • Stash
            interesting and useful stuff

          • Anywhere,
            anytime

          Do we already know you? Login or restore the password.

          Close

          Add to collection

             

            Facebook

            Ваш профиль на рассмотрении, обновите страницу через несколько секунд

            Facebook

            К сожалению, вы не попадаете под условия акции